Seit knapp einem Jahr hält COVID-19 die Welt in Atem. Vor allem in der Arbeitswelt hat die digitale Transformation an Schwung aufgenommen. Dass insbesondere der Wechsel vom Büro ins Home Office bei teilweise gleichzeitiger Kinderbetreuung viele Arbeitnehmer vor große Herausforderungen stellt, ist bekannt und schon sehr ausführlich in den Medien diskutiert worden.
Neue Formen der Zusammenarbeit
Was ist jedoch mit der virtuellen Zusammenarbeit von Menschen, die es vorher gewohnt waren, ausschließlich in Projektteams zu agieren? Arbeitnehmer, zu deren Aufgaben es zählte, ausschließlich gemeinsam im Team Ideen am Whiteboard zu entwickeln und diese in Meetings zu diskutieren? Und für die es auch dazu gehört, sich in den Pausen oder an der Kaffeemaschine persönlich auszutauschen? Einige von den genannten Punkten können sehr gut mit Werkzeugen wie MS Teams, Skype oder Zoom aufgefangen werden. Selbstverständlich haben alle genannten Tools das Potenzial, auch nach den Lockdowns regelmäßig genutzt zu werden. Experten erwarten, dass vor allem digitale Dienstleistungen und Kundenkommunikationskanäle auch nach der Krise verstärkt im Einsatz bleiben. Sowohl die räumliche als auch die zeitliche Verteilung der Arbeit wird sich langfristig an den neu etablierten Standards orientieren. Vor allem das Thema Geschäftsreisen wird mit Sicherheit auch nach der Pandemie weiterhin auf den Prüfstand gestellt. Wenn nur noch die notwendigen Vorort-Termine wahrgenommen werden, ergeben sich nicht nur erhebliche Einspareffekte von Zeit und Kosten – auch die Umwelt und Infrastruktur werden nebenbei noch entlastet.
Herausforderungen erkennen
Viele dieser „informellen Nebenflüsse“ sind jedoch zeitgleich mit der Umstellung auf eng getaktete Online-Sessions ohne jegliche Pausen versiegt. Selbst durch teilweise extra aufgesetzte „Coffee Breaks“ mit privatem Charakter kommt die eigentliche Atmosphäre nicht auf, um die Beziehung zum Kunden oder zu Kollegen im gewohnten Maße zu pflegen, Reaktionen richtig zu deuten oder auch einmal nachzufragen, ob es störende Themen gibt. Erschwerend hinzu kommen teilweise noch technische Herausforderungen, so dass beispielsweise aufgrund von einer schlechten Datenverbindung die Kamera oft ausbleibt. Oder aber auch, weil die Teilnehmer kamerascheu sind und sich nicht gerne online präsentieren. Diese Faktoren oder aber technisch bedingte Verzögerungen bei der Sprachübertragung erschweren die Interaktion und Kommunikation, können zu Frust führen und den Unterhaltungsfluss empfindlich stören. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass rund 2/3 aller Meetings ohne Kamera stattfinden. Ein weiterer kritischer Punkt ist, dass der Präsentator bei geteiltem Bildschirm die Teilnehmer nicht mehr sehen und somit die Reaktionen nicht erkennen und darauf eingehen kann, wie es in Präsenzmeetings möglich wäre.
Gemeinsam lernen
Mit Blick auf das aktuelle Pandemie-Geschehen sind nun neue Wege der Zusammenarbeit dringend erforderlich. Nicht nur für uns als Berater sondern auch für den Kunden. Wir alle müssen lernen, uns auf die neuen Bedingungen einzustellen und unsere empathischen Antennen neu auszurichten oder aber neue Werkzeuge einzusetzen, um zum Beispiel agiles Projektmanagement zu ermöglichen. Es müssen Strategien entwickelt werden, Berater digital zu führen, Probleme und Fragen anders zu formulieren und eine gemeinsame Entwicklung virtueller Teams zu ermöglichen – wie zum Beispiel mit den Werkzeugen Jira oder Meistertask. Alle diese Tools haben die Gemeinsamkeit, dass sie sich hervorragend für rationale Themen und Projekte eignen, jedoch die „weiche“ Seite der Kundenbeziehung ausschließen. Die Gefühlslage bleibt außen vor, Emotionen oder Missstimmungen können nur über diese Werkzeuge, nicht per Fernheilung, aus der Welt geschaffen werden. Hier bedarf es nun dringend an Schulung und Training in den Bereichen digitale Kommunikation für Berater und Kunden. Alle müssen bereit sein, sich auf die Entwicklung einzulassen. Bereit sein, mehr zu telefonieren – auch mit enger Termintaktung – und ggfs. auch durch Online-Schulungen, die genau auf dieses digitale Projektmanagement abzielen. Hierzu gehören aber auch Themen wie das Personal zu sensibilisieren, öfter mal das Telefon in die Hand zu nehmen und auch Meetings ohne Sachbezug zu planen. Wenn sich Kunden wie Berater auf die neue Arbeitswelt einstellen, ist es durchaus möglich, ein Kundenprojekt komplett remote erfolgreich abzuwickeln. Das vergangene Jahr hat uns gezeigt, dass es funktioniert.
Persönliche Erfahrungen
Ich selbst bin seit mehr als 20 Jahren Berater und fühlte mich bis heute vor Ort beim Kunden immer zu Hause. Durch den persönlichen Kontakt war es mir immer möglich, Probleme direkt gemeinsam mit dem Kunden zu lösen. Auch ich musste mich im vergangenen Jahr umstellen. Ein Kundenprojekt habe ich seither ausschließlich virtuell betreut – von der Anforderungsaufnahme bis hin zur agilen Umsetzung erfolgt alles Online mit den genannten Tools. Alle Projektbeteiligten kennen sich nur digital. Wir haben von Beginn an Wert daraufgelegt, eine offene und ehrliche Kommunikation zu führen – übrigens mit stets laufenden Kameras. Nur so war es uns möglich, auf die persönlichen Bedürfnisse aller einzugehen. Und der Erfolg hat uns Recht gegeben.
Lassen Sie uns gemeinsam an den Herausforderungen wachsen!
Ihr Gernot Beltz
Autor: Gernot Beltz, Senior Manager bei HRCIE