„Präzisere Analysen, besseres Forecasting – das macht die Vertriebssteuerung flexibel und profitabel.“

Ein Bio- und Naturkosmetik-Produzent aus der Allgäuer Provinz und ein BI- und Technologiespezialist aus der rheinischen Metropole Düsseldorf – passt das zusammen? Offenbar schon, denn aus der Zusammenarbeit beider Seiten entstand ein höchst effizientes Projekt zur Optimierung der Vertriebs-, Marketing- und Produktionsplanung. Im Interview am Stammsitz der Firma PRIMAVERA in Oy-Mittelberg erklären Simone Herwanger, Controlling-Mitarbeiterin der PRIMAVERA LIFE GmbH und Frank Hendricks, Geschäftsführer von Hendricks, Rost & Cie., wie es dazu kam.

Frau Herwanger, wie kommt man hier im schönen Allgäu darauf, einen Düsseldorfer
IT-Spezialisten und Technologieberater wie Herrn Hendricks anzurufen?

SH: Beim Kennenlernen spielte sicher auch der Zufall eine Rolle. Wir trafen uns auf einer Business- und Entscheidermesse in Frankfurt und kamen dann gleich ins fachliche Gespräch, weil wir mit unserem Unternehmen zwar nach wie vor auf Wachstumskurs sind, die einzelnen Analyse- und Reporting-Instrumente aber inzwischen veraltet oder zu umständlich und fehlerhaft sind.

Herr Hendricks, wie war das, als Sie in die Welt der Bio- und Naturprodukte zur Aromatherapie und Kosmetik kamen? War Ihnen das Metier vertraut?

FH: Nein, das war mir neu. Und ich schätze die hohe Qualität der Produkte sehr. Sie entsprechen dem insgesamten Trend zu Bio und mehr Natürlichkeit und sind auch international erfolgreich. Das hat aber dann auch Konsequenzen für ein einheitliches und kluges System zur Eingabe, Analyse und Auswertung von Produktionsdaten. Und da haben sich unsere Interessen getroffen.

Frau Herwanger, was war Ihr genaues Problem dabei?

SH: Die bestehenden Lösungen für die Vertriebssteuerungen waren nicht mehr auf dem neuesten Stand. Sie verlangten einfach viel zu viel händischen Aufwand – und dann waren die Ergebnisse noch unzureichend. Für mich als Controllerin manchmal ein Graus.

FH: Vertriebsanalysen wurden mit einer Lösung auf Basis einer ROLAP-Technologie durchgeführt. Und das Vertriebsforecasting lief noch über Excel und war sehr aufwändig einzupflegen. Und etwas fanden wir vor, was in vielen Unternehmen hohe Reibungsverluste erzeugt: schlecht oder gar nicht zu integrierende Insellösungen.

Wie geht man dann vor, wenn man so etwas entdeckt, Frau Herwanger?

SH: Das war dank der guten Zusammenarbeit zwischen dem Team von Herrn Hendricks und uns ziemlich schnell klar: Die vorhandenen Lösungen sollten durch ein modernes, durchgängiges BI-System ersetzt werden. Die Ziele, die wir gemeinsam definiert haben, waren die Steigerung von Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Qualität der gesamten Vertriebssteuerung. Auch das Zusammenspiel zwischen Vertrieb, Marketing und Vertriebscontrolling sollte durch die Systemunterstützung optimiert werden.

„Die von HENDRICKS, ROST & CIE. konzipierte BI-Plattform wurde vollständig in unsere bestehende TM1-Landschaft integriert.“

FH: Wir haben uns bei der Implementierung neuer technischer Lösungen auf zwei Teilprojekte verständigt, die aufeinander aufbauten. Zuerst wurde das Thema Vertriebsanalyse bearbeitet, und nach erfolgreicher Realisierung folgte in einem separaten Projekt das Forecasting. So ein Vorgehen in überschaubaren Schritten gewährleistete dann auch die sichere Umsetzung mit schnell greifbaren und einsetzbaren Projektergebnissen.

SH: Unsere Projektteams haben dann gemeinsam eine umfassende BI-Plattform für die Vertriebssteuerung konzipiert und implementiert. Wir hatten ja bereits eine leistungsstarke Datenbank für Reporting und Planung im Einsatz…

FH: …Das war die Datenbank IBM Cognos TM1. Die haben wir genutzt und das ganze System danach aufgebaut. TM1 fungiert nun aber als zentraler Datenpool für das gesamte Finanz- und Vertriebscontrolling und unterstützt hoch performante Analysen in durchweg einheitlicher Berichtsumgebung. Schwerpunktmäßig ging es in der Anwendung um die Themen Vertriebsanalyse und Vertriebsforecasting. Da hatte dann das Projektteam alle Auswertungen, die bereits im Altsystem zur Verfügung standen, übernommen und diese um weitere Kennzahlen ergänzt.

„Den Fachabteilungen stehen jetzt detaillierte Vertriebsanalysen auf Knopfdruck zur Verfügung.“

Was bringt das konkret?

SH: Das ist schon ein ziemlich leistungsfähiges Analysemodul, das umfassende vertriebliche Auswertungen zu Produkten, Kunden und Regionen ermöglicht und unterstützt. Wir erhalten zudem die Auswertungsmöglichkeit nach Kalenderwochen und Geschäftsjahren, die Messung der Performance von Vertriebsvertretern sowie ein präzises, tagesaktuelles Monitoring von Marketingmaßnahmen und Aktionen. Das hilft uns enorm.

Sie sprachen bereits den zweiten Schritt nach der Vertriebsanalyse an: das
Forecasting.

FH: Richtig. Abgebildet wurde hier ein rollierender Salesforecast mit einer Zukunftsbetrachtung von 18 Monaten. Das Forecasting ist an die Vertriebsanalyse angebunden und bezieht daraus aktuelle Ist-Daten als Aufsatzpunkt für den monatlichen Forecast. Außerdem haben wir hilfreiche Funktionen wie zum Beispiel die automatische Ermittlung durchschnittlicher Prognosewerte als Vorschlagswert oder die Historisierung der Forecast-Stände. Man kann außerdem weitgehend flexibel agieren, was den wählbaren Aufsatzmonat für den Forecast-Start anbelangt – oder die Möglichkeit einer Sonderbehandlung für ausgelistete oder neue Produkte.

Welche Erkenntnisse gewinnen Sie aus dieser Applikation, Frau Herwanger?

„Das auf der Vertriebsanalyse aufbauende Forecasting liefert wertvolle Steuerungsinformationen für die Einkaufs und Produktionsplanung.“

SH: Wir verfügen jetzt innerhalb der ganzen Vertriebssteuerung über deutlich bessere Entscheidungsgrundlagen. Als Controllerin spare ich mir außerdem den bisherigen Aufwand für die manuellen Routinen. Die täglich zu importierenden Struktur- und
Bewegungsdaten sind jetzt voll automatisiert und damit immer aktuell bei den Kennzahlen im Berichtswesen. Ich kann jetzt sozusagen auf Knopfdruck flexible Analysen erstellen statt das erst stundenlang aufbereiten zu müssen. Der Forecast liefert uns darüber hinaus
wertvolle Steuerungsinformationen, die etwas für die genaue Produktionsplanung hilfreich sind.

Das sind ja zähl- und messbare Fortschritte, Frau Herwanger. Ist das Projekt damit zu Ende oder bleiben noch Wünsche offen?

SH: Wir sind mit den jetzigen Funktionalitäten sehr zufrieden. Gerade deshalb werden wir
unsere skalierbare Berichtslösung aber auch kontinuierlich weiter ausbauen.

FH: Ich darf verraten, woran wir demnächst mitarbeiten dürfen. Als nächste Schritte stehen die Ergänzung der Vertriebsanalyse um Kundendeckungsbeitragsrechnungen sowie die Erweiterung der Bilanz- und Liquiditätsplanung auf dem Programm.

Und ich darf mich bei Ihnen Beiden für dieses interessanten und aufschlussreiche Interview bedanken. Weiterhin viel Erfolg, Frau Herwanger und Herr Hendricks!